Administrar recursos logrando la productividad del área
Martha Janeth Villabona Pabon
24/02/2010
TECNOLOGO EN CONTABILIDAD Y FINANZAS
COMPETENCIA
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Material de Apoyo
Fecha: Marzo 24 de 2010
LA PRESUPUESTACION Y LA LABOR GERENCIAL
ENTERNO DE LA EMPRESA VENTAJAS (DESVENTAJAS)
COMPETITIVAS -COMPARATIVAS
OBJETIVOS GENERALES
METAS ESPECÍFICAS
SI NO
FACTIBLE
PROGRAMAR ACTIVIDADES
ELABORAR PRESUPUESTO
CONTROL DE GESTION
EJECUCION COMPARACION Y ACCION
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Fecha: Marzo 24 de 2010
LA FUNCIÓN DE LA PLANEACION
Una de las etapas más importantes del proceso administrativo
es la planeación, ya que si se ha aceptado que la administración consiste en "hacer a través de los otros" es obvia la necesidad de conocer previamente lo que "pretende hacerse o alcanzarse" como finalidad de la administración.
En las empresas modernas la planeación ha ido adquiriendo una importancia preponderante como consecuencia de la necesidad ineludible -especialmente de aquellas empresas que buscan un crecimiento sano- de conocer con toda anticipación la trayectoria que se podrá, o deberá seguir de acuerdo con las circunstancias en que se van a desempeñar las operaciones de la empresa. De ésta manera, la planeación que empezó haciéndose por períodos cortos, generalmente de un año, se ha ido proyectando a plazos más largos que abarcan 5, 10 y hasta 20 años.
En la planeación se busca conocer el camino a seguir, interrelacionar actividades, establecer objetivos y dar una adecuada organización al trabajo a realizar.
Es el diseño de un estado futuro para una organización y de las maneras eficaces de alcanzarlo, es decir predeterminar los
cursos de acción a seguir para el logro de los objetivos propuestos.
El proceso de Planeación es un proceso de toma de decisiones de orden superior.
Las decisiones tomadas en el proceso de planeación deben ser Anticipadas, es decir se toman Generalidades de los Presupuestos antes de la acción, e Interrelacionadas
(incluyen amplios grupos de selección interdependientes).
De acuerdo con el tiempo se presentan dos tipos de planeación en una empresa, a saber: Planeación táctica y Planeación estratégica.
PLANEACIÓN TÁCTICA
Es a corto plazo. Las actividades de la empresa se presentan en forma discriminada y está encaminada hacia unas metas específicas y hacia los medios para alcanzarlas.
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Es a largo plazo. Muestra las actividades de la empresa en forma general y está encausada hacia unos objetivos generales.
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La Planeación supone que el estado futuro de una entidad podrá ser mejorado por una acción administrativa continua, con base en esto, Rusell L. Ackoff en su libro A Concept of Corporate Planning sugiere que durante el proceso de Planeación la administración de una entidad debe emplear tres tipos diferentes de "proyecciones", a saber:
a. - Proyección de referencia. Cuál seria el estado futuro de una entidad, de una empresa, si no se hace nada nuevo, es decir si no se planifica.
b. - Proyección deseada. Es una especificación de los "sueños", de las "esperanzas", con relación al estado futuro de la entidad, es decir las aspiraciones de la empresa.
c. - Proyección Planeada. Es el análisis de las posibilidades que tiene la entidad para lograr la proyección deseada en forma realista.
De acuerdo con lo anterior, la planeación debe comenzar con una proyección de referencia conjuntamente con una proyección deseada y concluir con una proyección planeada que representa el Plan Administrativo de trabajo.
MISIÓN, VISIÓN, OBJETIVOS, METAS, ESTRATEGIAS, POLÍTICAS, TÁCTICAS Y PLANES DE UTILIDAD.
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La formulación de un propósito duradero, al que se le denomina Misión Empresarial, es lo que distingue a una empresa de otras parecidas. La formulación de la misión identifica el alcance de las operaciones de una empresa en los aspectos del producto y del mercado. Es un compendio de la razón de ser de una empresa, esencial para determinar los objetivos y formular las estrategias. También se la denomina como la declaración del credo, del propósito, de la filosofía, de las creencias, de los principios empresariales, o declaración de la “definición de la empresa”.
La forma como se visualiza la empresa unos años adelante se denomina Visión. Lo que se espera tener constituido y arraigado en un futuro no muy lejano (mediano plazo).
La fijación de los Objetivos Empresariales representa el punto básico de la toma de decisiones durante el proceso de planeación. Los objetivos de una entidad son Generales y a Largo Plazo.
Las Metas nos muestran los objetivos generales enfocados más claramente al detallar explícitamente el lapso de tiempo para alcanzarlas, unas cifras cuantitativas, y unas subdivisiones administrativas con asignación de responsabilidades.
Observe que una suma de metas conlleva a un objetivo.
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El logro de los objetivos radica básicamente en el desarrollo de unas estrategias, las cuales nos especifican "como" hacer las cosas para alcanzar los objetivos y metas.
Los medios o la manera para alcanzar las metas fijadas se denominan políticas y tácticas. Las políticas constituyen la forma por medio de la cual las metas fijadas van a lograrse.
Son las guías para la toma de decisiones y se establecen para situaciones repetitivas o recurrentes en la vida de una estrategia. Las tácticas son guías para la toma de decisiones sobre la marcha, de acción inmediata. Por ejemplo: La táctica en la guerra (la decisión es inmediata, no hay tiempo para consultar).
Observe que una suma de tácticas puede ser una política y una suma de políticas conlleva a una estrategia.
Por último, la parte más detallada de la planeación ocurre cuando la administración operacionaliza los objetivos al desarrollar uno o más Planes Financieros por responsabilidades, estructurados y cuantificados (Presupuestos).
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PRESUPUESTO MAESTRO
El presupuesto maestro es un elemento financiero que
ayuda a determinar los ingresos que tendrá la empresa en un período determinado y, de acuerdo con él, se planifican los egresos (costos y gastos) para saber si en ese lapso se obtendrán las utilidades esperadas. Si bien su elaboración corresponde a la gerencia financiera, la alta dirección de la empresa deberá aportar su experiencia, aprendizajes previos frente al negocio, expectativas y resultados de los años anteriores (comportamiento histórico).
Como herramienta financiera, involucra el conocimiento de fórmulas específicas, de la actualidad del sector, el comportamiento macroeconómico, entre otros aspectos.
¿QUE COMPRENDEN?
Una buena Presupuestación comprende:
Unos Objetivos Generales a Largo Plazo.
Unas Metas específicas a corto plazo.
Un Plan Financiero a Largo Plazo y elaborado en forma general.
Un Plan Financiero a Corto Plazo presentado en forma discriminada.
Unos informes de resultados, presentados periódicamente para las diferentes áreas de acuerdo con las responsabilidades atribuidas.
Una acción de seguimiento y control permanente y continuo.
El $1.000.000, que voy a recibir de ingresos (salarios), me tienen que alcanzar para mis gastos: Arriendo. $400.000, Metrolinea. $100.000 Servicios. $200.000
Obligación Financiera: $200.000 Ahorro$100.000
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REQUISITOS PARA LA ELABORACIÓN DE UN BUEN PRESUPUESTO
Para que un presupuesto cumpla en forma adecuada con las
funciones que de él se esperan, es indispensable basarlo en determinadas condiciones que obligatoriamente deben observarse en su estructuración, como son:
1. CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA
Los presupuestos van siempre ligados al tipo de empresa, a sus objetivos, a su organización, y a sus necesidades; su contenido y forma varían de una entidad a otra, por lo cual es indispensable el conocimiento amplio de las empresas, objetivos y necesidades en que se hayan de aplicar.
2. EXPOSICIÓN DEL PLAN O POLÍTICA
El conocimiento del criterio de los directivos de la compañía, en cuanto al objetivo que se busca con la implantación del presupuesto, deberá exponer en forma clara y concreta por medio de manuales o instructivos, cuyo propósito será, además de lo anterior, uniformar el trabajo y coordinar las funciones de las personas encargadas de la preparación y
ejecución del presupuesto, definiendo las responsabilidades y los límites de autoridad en cada uno de ellos.
EL PLAN: Debe ser a corto plazo (un año), y para su construcción se deben formular los siguientes interrogantes:
a) ¿Qué hacer? El cual hace que se definan los objetivos.
b) ¿Cómo hacerlo? Permite la definición o redefinición de los procesos.
c) ¿Con qué hacerlo? Conlleva a la determinación de los recursos.
3. COORDINACIÓN
La sincronización de las diferentes actividades se hará elaborando un calendario, en que se precisen las fechas en que cada departamento deberá tener disponible la información necesaria, para que las demás secciones puedan desarrollar sus estimaciones.
Los planes para varios departamentos o áreas de la Empresa deben ser preparados conjuntamente. Si estos planes no son coordinados, el presupuesto general carece de integración.
4. FIJACIÓN DEL PERIODO PRESUPUESTAL
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Normalmente se hacen coincidir los períodos de las estimaciones con los de los resultados, para poder efectuar con mayor facilidad las comparaciones entre los mismos y hacer las correcciones necesarias.
La práctica más aceptable es la de estimar las operaciones de la empresa en períodos de un año, dividiendo éste en meses; posteriormente se irían elaborando estimaciones futuras por los mismos lapsos, tomando como base las experiencias adquiridas, con el objeto de lograr el establecimiento de un presupuesto continuo.
La determinación de este periodo opera en función de diversos factores, tales como: estabilidad o inestabilidad de las operaciones de la empresa, el período del proceso productivo, las tendencias del mercado, ventas de temporada, etc. Por ejemplo, a una empresa estable en sus operaciones, le será más fácil hacer sus presupuestos por períodos más largos que otra que no lo sea.
SEGÚN EL SECTOR
OFICIALES
• Son aquellos presupuestos de tipo gubernamental y que buscan el equilibrio entre los recaudos por impuestos y los gastos e inversiones necesarios para el desarrollo de una región o entidad pública.
PRIVADAS
• Son los de las entidades o personas que buscan principal, aunque no necesariamente, una utilidad económica o de lucro.
TIPOS DE PRESUPUESTO
Los presupuestos se pueden clasificar de las siguientes maneras:
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SEGÚN EL CONTENIDO
SEGÚN EL TIEMPO
ESTRATEGICOS
•Son los presupuestos a largo plazo. Tienen una visión general en el alcance de las actividades y están orientados hacia el logro de los objetivos.
TACTICOS
•Son presupuestos a corto plazo (los más conocidos) son los generales de todas las empresas. Muestran los planes del período normal del ejercicio anual. La visión en el alcance de las actividades es detallada y están orientados hacia el logro de las metas específicas.
PRINCIPALES
• Son aquellos que son una especie de resumen, en los cuales se presenta lo básico o general de un área especifica o de la empresa.
AUXILIARES
•Son los presupuestos detallados y presentados específicamente para cada centro de costo.
SEGÚN EL COMPORTAMIENTO O FORMA
Se dividen en Flexibles (variables) o Fijos (rígidos). Esta clasificación es útil para ajustar las responsabilidad en el sentido de que nos permite visualizar cual debe ser el comportamiento de cada partida de gastos ocasionados en un centro de responsabilidad, en la medida en que el volumen o la actividad en dicho centro aumenta o disminuye.
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FLEXIBLES O
VARIABLES
• Son aquellos presupuestos que se pueden ajustar de acuerdo con las situaciones que se estén presentando. Los presupuestos variables son estados de costos o gastos que indican como deben variar cada costo ante cambios en el volumen de producción o de la actividad que se este realizando. El principio fundamental del presupuesto variable es el concepto de variabilidad del costo. Este concepto sostiene que los costos pueden ser relacionados con la producción o actividad y que cuando se relacionan así, los costos son principalmente una función de dos factores: (1) El transcurso del tiempo y (2) la actividad.
FIJOS O
ASIGNADOS
•Son aquellos presupuestos que no se pueden variar. Son las denominadas "Camisas de Fuerza" en la planeación y el control administrativos. Los presupuestos fijos son estados de costos o gastos que muestran los costos fijos, es decir, los que no varían con la producción o la actividad de fabricación o ventas. Se acumulan con el transcurso del tiempo y permanecen constantes en valor durante un período a corto plazo dado, dentro de un rango pertinente de actividad. Los costos fijos son ocasionados por el mantenimiento de activos y de los otros factores de producción; de ahí, que frecuentemente son denominados costos de capacidad. Los presupuestos fijos los podemos dividir en de dos tipos principales
PRIMERO
•Son ciertos presupuestos fijos son establecidos por decisiones administrativas previas. Algunos de estos presupuestos son los presupuestos de depreciación, los de impuestos, los de seguros y otros.
SEGUNDO
•Son otros presupuestos fijos con establecidos por decisiones administrativas de acuerdo con una base a corto plazo, los sueldos y salarios, los gastos de publicidad y los gastos de investigación caben en esta categoría.
SEGÚN EL AREA O APLICABILIDAD.
PRESUPUESTO MAESTRO
• Es un Presupuesto que proporciona un plan global para un ejercicio económico próximo. Generalmente se fija a un año, debiendo incluir el objetivo de utilidad y el programa coordinado para lograrlo. Consiste además en
pronosticar sobre un futuro incierto porque cuando más exacto sea el presupuesto o pronostico, mejor se presentara el proceso de planeación, fijado por la alta dirección de la Empresa.
• Beneficios:
• Define objetivos básicos de la empresa.
• Determina la autoridad y responsabilidad para cada una de las generaciones.
• Es oportuno para la coordinación de las actividades de cada unidad de la empresa.
• Facilita el control de las actividades.
• Permite realizar un auto análisis de cada periodo.
• Los recursos de la empresa deben manejarse con efectividad y eficiencia.
• Limitaciones:
•El Presupuesto solo es un estimado no pudiendo establecer con exactitud lo que sucederá en el futuro.
•El presupuesto no debe sustituir a la administración si no todo lo contrario es una herramienta dinámica que debe adaptarse a los cambios de la empresa.
• Su éxito depende del esfuerzo que se aplique a cada echo o actividad.
• Es poner demasiado énfasis a los datos provenientes del presupuesto. Esto puede ocasionar que la administración trate de ajustarlo o forzarlos a hechos falsos.
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PRESUPUESTO DE OPERACIÓN
• Son estimados que en forma directa en proceso tiene que ver con la parte Neurológica de la Empresa, desde la producción misma hasta los gastos que conlleve ofertar el producto o servicio, son componentes de este rubro:
• Presupuesto de Venta (estimados producido y en proceso)
• Presupuesto de producción (incluye gastos directos e indirectos)
• Presupuesto de requerimiento de materiales (Materia prima, insumos, auto partes etc.)
• Presupuesto mano de obra (fuerza bruta, calificada y especializada)
• Presupuesto gasto de fabricación.
• Presupuesto costo de producción (sin el margen de ganancia)
• Presupuesto gasto de venta (capacitación, vendedores, publicidad)
• Presupuesto gasto de administración (requerimiento de todo tipo de mano de obra y distribución del trabajo)
Presupuesto De Ventas: Son estimados que tienen como prioridad determinar el nivel de ventas real y proyectado de una empresa, para determinar limite de tiempo.
Componentes:
Productos que comercializa la empresa.
Servicios que prestará.
Los ingresos que percibirá.
Los precios unitarios de cada producto o servicio.
El nivel de venta de cada producto.
• El nivel de venta de cada servicio.
Observaciones:
La base sobre la cual descansa el presupuesto de venta y las demás partes del presupuesto maestro, es el pronostico de ventas, si este pronostico a sido cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal serian muchos mas confiables.
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Él pronostico de venta suministra los gastos para elaborar los
presupuestos de: - Producción
- Compras
- Gastos de ventas
- Gastos administrativos
Él pronostico de venta empieza con la preparación de los estimados de venta, realizado por cada uno de los vendedores, luego estos estimados se remiten a cada gerente de unidad.
Elaboración de un presupuesto de venta se inicia con un básico que tiene líneas diversas de productos para un mismo rubro el cual se proyecta como pronostico de ventas por cada trimestre.
Presupuesto De Producción: Son estimados que se hallan estrechamente relacionados con el presupuesto de venta y los niveles de inventario deseado.
En realidad el presupuesto de producción es el presupuesto de venta proyectado y ajustados por el cambio en el inventario, primero hay que determinar si la empresa puede producir las cantidades proyectadas por el presupuesto de venta, con la finalidad de evitar un costo exagerado en la mano de obra ocupada.
Proceso:
Elaborando un programa de producción.
Presupuestando las ventas por línea de producción.
Elaboración de un programa de producción consiste en estimar el tiempo requerido para desarrollar cada actividad, evitando un gasto innecesario en pago de mano de obra ocupada.
Presupuesto De Mano De Obra (PMO): Es el diagnóstico requerido para contar con una diversidad de factor humano capaz de satisfacer los requerimientos de producción planeada.
La mano de obra indirecta se incluye en el presupuesto de costo indirecto de fabricación, es fundamental que la persona encargada del personal lo distribuya de acuerdo a las distintas etapas del proceso de producción para permitir un uso del 100% de la capacidad de cada trabajador.
Componentes:
Personal diverso
Cantidad horas requeridas
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Cantidad horas trimestrales
Valor por hora unitaria
Presupuesto De Gasto De Fabricación: Son estimados que de manera directa o indirecta intervienen en toda la etapa del proceso producción, son gastos que se deben cargar al costo del producto.
Sustentación:
Horas – hombres requeridas.
Operatividad de maquinas y equipos.
Stock de accesorios y lubricantes.
Observaciones:
Este presupuesto debe coordinarse con los presupuestos anteriores para evitar un gasto innecesario que luego no se pueda revertir.
Presupuesto De Costo De Producción: Son estimados que de manera especifica intervienen en todo el proceso de fabricación unitaria de un producto, quiere decir que del total del presupuesto del requerimiento de materiales se debe calcular la cantidad requerida por tipo de línea producida la misma que debe concordar con el presupuesto de producción.
Características:
Debe considerarse solo los materiales que se requiere para cada línea o molde.
Debe estimarse el costo.
No todos requiere los mismos materiales.
El valor final debe coincidir con el costo unitario establecido en el costo de producción.
Presupuesto De Requerimiento De Materiales (PRM):
Son estimados de compras preparado bajo condiciones normales de producción, mientras no se produzca una carencia de materiales esto permite que la cantidad se pueda fijar sobre un estándar determinado para cada tipo de producto así como la cantidad presupuestada por cada línea, debe responder a los requerimiento de producción, el departamento de compras debe preparar el programa que concuerde con el presupuesto de producción, si hubiere necesidad de un mayor
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requerimiento se tomara la flexibilidad del primer presupuesto para una ampliación oportuna y así cubrir los requerimiento de producción.
Presupuesto De Gasto De Ventas (PGV): Es el Presupuesto de mayor cuidado en su manejo por los gastos que ocasiona y su influencia en el gasto Financiero. Se le considera como estimados proyectados que se origina durante todo el proceso de comercialización para asegurar la colocación y adquisición del mismo en los mercados de consumo.
Características:
Es base para calcular el Margen de Utilidad.
Es permanente y costoso.
Asegura la colocación de un producto.
Amplia mercado de consumidores.
Se realiza a todo costo.
Desventajas:
No genera rentabilidad.
Puede ser mal utilizado.
Presupuesto De Gastos Administrativos (PGA):
Considerando como la parte medular de todo presupuesto porque se destina la mayor parte del mismo; son estimados que cubren la necesidad inmediata de contar con todo tipo de personal para sus distintas unidades, buscando darle operatividad al sistema. Debe ser lo más austero posible sin que ello implique un retraso en el manejo de los planes y programas de la empresa.
Características
Las remuneraciones se fijan de acuerdo a la realidad económica de la empresa y no en forma paralela a la inflación. Son gastos indirectos. Son gastos considerados dentro del precio que se fija al producto o servicio. Regir su aspecto legal en la legislación laboral vigente.
Observaciones:
Para calcular el total neto, se debe calcular al total la deducción de las retenciones y aportaciones por ley.
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Presupuesto Financiero: Consiste en fijar los estimados de inversión de venta, ingresos varios para elaborar al final un flujo de caja que mida el estado económico y real de la empresa, comprende:
Presupuesto de ingresos (el total bruto sin descontargastos)
Presupuesto de egresos (para determinar el liquido o neto)
Flujo neto (diferencia entre ingreso y egreso)
Caja final.
Caja inicial.
Caja mínima.
Este incluye el cálculo de partidas que inciden en el balance. Como son la cajo o tesorería y el capital, también conocido como erogaciones de capitales.
Presupuesto de Tesorería: Se formula con la estimación prevista de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización. También se denomina presupuesto de caja o de efectivo porque consolida las diversas transacciones relacionadas con la entrada de fondos monetarios (ventas al contado, recuperaciones de cartera, ingresos financieros ,etc.) o con salida de fondos líquidos ocasionados por la congelación de deudas o amortizaciones de créditos o proveedores o pago de nomina, impuestos o dividendos. Se formula en dos periodos cortos: meses o trimestres.
Presupuesto de Erogaciones Capitalizables: Controla las diferentes inversiones en activos fijos como son las adquisiciones de terrenos, construcciones o ampliaciones de edificios y compra de maquinarias y equipos, sirve para evaluar alternativas posibles de inversión y conocer el monto de fondos requeridos y su disponibilidad en el tiempo.
IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS
EL presupuesto es la presentación formal de los planes y
objetivos de la dirección que cubren todas las fases de las operaciones en un período determinado. No existe herramienta administrativa que ofrezca tanta dirección operacional como un presupuesto bien planeado y con sentido común. Este permite la participación de todas las partes de la organización y facilita el establecimiento de las metas y de los objetivos de la empresa.
El presupuesto también da los criterios del rendimiento aceptable de la organización en el futuro, en tanto que el proceso presupuestal proporciona un mecanismo para asignar, en forma racional y económica, mano de obra, instalaciones y demás recursos.
También facilita la toma de decisiones y la coordinación de las actividades de los grupos que conforman la organización.
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Finalmente proporciona medidas objetivas para evaluar el desempeño y las metas de rendimiento de la empresa.
De ahí que los presupuestos derivan su importancia en el hecho mismo de que la gestión financiera debe programarse con base en una medida patrón que permita evaluar los resultados de las operaciones de la organización y la eficiencia y eficacia de las decisiones.
La Presupuestación conlleva implícitamente a una integración de gran cantidad de enfoques y técnicas administrativos que pueden ser aprovechados, tales como: Análisis estadísticos (mínimos cuadrados, correlación y regresión, etc.), pronósticos de ventas, análisis de flujo de caja, proyecciones de inversión y de capital, análisis de Costo-Volumen-Utilidad o punto de equilibrio, estudios de tiempos y movimientos y otros.
Los presupuestos se basan en el sistema contable para poder desarrollarse, debido a que:
La contabilidad proporciona los datos históricos que sirven para analizar y proyectar el futuro.
Los datos valorizados de un presupuesto se presentan en formatos contables, y
Los datos reales para el análisis de las variaciones son suministrados en gran parte por la contabilidad de la empresa.
"Si el tiempo es lo más caro, la pérdida de tiempo es el mayor de los derroches."
Benjamin Franklin
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