PRESUPUESTO DE VENTAS

CONCEPTO E IMPORTANCIA
Es la representación de una estimación programada de las ventas, en términos cuantitativos realizados por una organización.

Es el primer paso para realizar el presupuesto maestro, ya que suministra los datos para los presupuestos de producción, gastos de ventas y gastos administrativos.

PASOS PARA PREPARAR UN PRESUPUESTO DE VENTAS
1. Preparar pronóstico de ventas

El pronóstico de ventas es la base sobre la cual se realiza el presupuesto maestro. Debe prepararse antes de cualquier decisión indicando las ventas probables de la industria a la que pertenece la compañía y el sector en donde está ubicada y otro de la propia empresa.

Pronóstico de ventas del sector

Estas ventas recogen el potencial de negocios que pueden abarcar todas las empresas del sector o aquellas que constituyan la competencia real.

La comparación del mercado o demanda con las ventas u ofertas del sector, permiten detectar las situaciones siguientes:


Si el mercado o demanda es superior a la oferta, los productores pueden acortar la distancia mediante estrategias de penetración de mercado, el desarrollo de productos o la integración.

Si el mercado es similar a la oferta, los productores pueden acudir al atrincheramiento, la contracción de productos, la diversificación o la instauración de políticas crediticias o de precios que conduzcan al desplazamiento de competidores.

Pronóstico de ventas de la empresa

Los pronósticos de ventas se fijan según su participación en el mercado. La gerencia debe establecer si es o no factible alcanzar la participación deseada a partir del reconocimiento de las capacidades productivas, la situación de la empresa, el estado de intervención actual y el estudio racional de las políticas de marketing que puedan implementarse.

2. Compilar Otros Datos Pertinentes

Al desarrollarse un presupuesto debe reunirse y evaluarse toda la demás información relevante. Esta información debe relacionarse, tanto con las restricciones, como con las oportunidades.

Las principales limitaciones que deben evaluarse son:
Capacidad de fabricación; No tiene caso planificar un mayor volumen de ventas que el que pueda producirse, ni tampoco es conveniente operar una planta más allá de su capacidad económica.

Fuentes de abasto de materia prima y suministros generales.

Disponibilidad de gente clave y de una fuerza laboral; si se planifican importantes incrementos en las ventas y en la producción.
Disponibilidad de capital; para financiar la producción.

5. Disponibilidad de canales alternativos de distribución; rediseño de antiguos productos, introducción de nuevos productos, así como los cambios en los territorios de ventas. Se deben evaluar tanto los efectos como las acciones esperadas en los posibles competidores.

. Desarrollo de una Planificación de las Ventas
 
Utilizando la información provista en los pasos anteriores, la administración desarrolla un plan de ventas

Los principales propósitos de un plan de ventas son:
a) Reducir la incertidumbre acerca de los futuros ingresos.

b) Incorporar los juicios y las decisiones de la administración en los planes de comercializaciónc) Suministrar la información necesaria para desarrollar otros elementos del presupuesto maestro.

d) Facilitar el control administrativos de las actividades de ventas.

Un plan de ventas comprende dos planes diferentes, pero relacionados: el plan estratégico y el plan táctico de ventas.

Plan estratégico de ventas
Es aquel que se desarrolla a largo plazo, normalmente a 5 o 10 años y en él se establecen las alternativas de rumbos de acción para enfrentar los cambios en el entorno. Implica un análisis profundo de los futuros potenciales del mercado, como cambios en la población, el estado general de la economía, las proyecciones de la industria y los objetivos de la compañía.

Las estrategias a largo plazo de la administración afectarán a áreas tales como la política de los precios a largo plazo, el desarrollo de nuevos productos e innovación de los actuales, nuevas direcciones de los esfuerzos de comercialización, la expansión o los cambios en los canales de comercialización y los patrones de costos.

Plan táctico de ventas
 
Es aquel que se desarrolla a corto plazo, para doce meses, detallando inicialmente el plan por trimestres, y por meses para el primer trimestre. Al final de cada mes o trimestre del año que se cubre, se vuelve a estudiar el plan de ventas y se modifica añadiendo un período futuro, a la vez que se quita el período que acaba de terminar. Por consiguiente, los planes tácticos de ventas están sujetos a revisión y modificación sobre una base trimestral. Además, debe ser detallado; por productos, por áreas de comercialización.

LÍNEAS DE PRODUCTOS EN UN PRESUPUESTO DE VENTAS 

La determinación del número y la variedad de productos que planee vender una compañía, es crucial en el desarrollo de un presupuesto de ventas. Tanto en el plan estratégico como en el táctico deben incluirse decisiones tentativas acerca de las nuevas líneas de productos que hayan de introducirse, las líneas de productos que se tengan previsto descontinuar, las innovaciones y la mezcla de los productos.

FACTORES QUE AFECTAN EL VOLUMEN DE LAS VENTAS
Factores Específicos
Los factores de ajustes (modificaciones temporales)
Cambios:
Del producto.
De la producción.
Del mercado.
De políticas de ventas.
Crecimiento (tendencia de las ventas)
2. Economía General
3. Administrativos (de la Gerencia)

1. FACTORES ESPECÍFICOS
Los factores de ajuste. Son perturbaciones transitorias que afectan al volumen de las ventas. Estos factores de ajustes nos dirán cuáles pudieron ser las ventas reales, si no se hubieran producidos tales perturbaciones. Lógicamente, los ajustes desfavorables han de sumarse, y los favorables se restaran.
Favorables. Pedido excepcional o no recurrente, ventas en una zona o distrito en donde no es costeable (actualmente) la operación.
Desfavorables o perjudiciales. Incendio, huelga falta en el abastecimiento de materiales para la producción, etc., que retrasen parcial, total, temporal o definitiva los envíos a los clientes.
Demandas o juicios en contra de la entidad que entorpezcan o retrasen sus actividades.
Renuncia, despido o retiro de personal clave, básicamente de ventas
Los factores de cambio. Son modalidades nuevas introducidas por el personal administrativo medio, con repercusiones perdurables en el volumen de las ventas.
Los cambios en el producto. Son aquellos que cambian la apariencia, la calidad o el diseño del producto. Tienen una cierta influencia en los costos y la virtud de atraer, como imán, a la clientela; ya sea por añadir al producto cualidades que lo hacen más atractivo, o porque constituyen una condición de ventaja al adquirirlo.
Tales cambios en el producto pueden ser:

Adaptación a nuevos usos.
Mejoras en el funcionamiento.
Mejoras en la apariencia y presentación.
Tamaño más conveniente.
Simplificación del uso y manejo.
Diseño más funcional y adaptable.
Mejoras en los servicios.
Normalización del producto.
Minimización.
Los cambios en la producción. son aquellos reajustes en el ritmo y cuantía de la producción, tendientes a cubrir pedidos extraordinarios o de urgencia, y a reducir costos. O también puede tratarse de la instalación de un sistema de control de la calidad; lo cual normalizará el producto e incrementará su demanda.
Los cambios en las condiciones del mercado: son aquellos operados en cuanto a la potencialidad del mercado. Estos cambios podrían deberse a:
Variación de los gustos, la moda, los estilos, la actitud de la competencia para desplazar a la empresa, etc.

Ejecuciones de grandes obras públicas o privadas; por lo cual la ciudadanía percibirá mayores ingresos y aumentará su poder adquisitivo; haciéndose sentir, por lo tanto, los efectos del “Multiplicador del Gasto”.
Los cambios en la política de ventas. Son todos aquellos, por medio de los cuales se varían las condiciones en que se han venido realizando las ventas; tales como; cambio en los precios, ampliación de los servicios, demostraciones del producto, intensificación radical de la publicidad, mejoras en los sistemas de distribución, nuevos incentivos a los vendedores, ampliación del crédito a la clientela, mejores facilidades para el pago, etc.
Los Factores de crecimiento.  Obedecen el siguiente razonamiento:

Es natural que las ventas en toda empresa tiendan a crecer de año en año; debido a la forma en que ha venido sirviendo a la clientela, los buenos precios, la buena calidad de sus productos, las buenas relaciones con la colectividad, sus relaciones públicas eficientes, etc.
Todo cliente bien servido tiende a comprar más, y en la medida en que aumente su capacidad de compra, comprará mayores cantidades.
. En la medida que aumente la población, aumentarán las ventas de la empresa de buen crédito comercial.

4. En la proporción en que aumente el desarrollo de la industria, tienden a aumentar las operaciones de las empresas de esa industria.

2. FUERZAS ECONOMICAS GENERALES
 1. Condiciones o Fuerza Económica General. Indicadores o fuentes de datos de las condiciones económicas generales sobre:

Índice Nacional de Precio al Consumidor.
Producto Nacional Bruto.
Ingreso Per - Cápita.
Venta y Producción por Rama de Actividad.
Ahorro.

Mercado potencial y su distribución geográfica.
Establecimiento de nuevas empresa.
Perdida en el poder adquisitivo de la moneda.
Precios al mayoreo y al menudeo.
Ocupación y desocupación.
Prestamos otorgados.
Compra venta de valores en la bolsa, etc.

Tendencias, modulo patrón general de las condiciones económicas generales.
Tendencias y variaciones regionales y locales, normalmente referidas a las condiciones económicas de un mercado legal o regional en particular.
Variaciones estaciónales.
Clasificación de productos de acuerdo con su sensibilidad económica.

3. INFLUENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN
Cambios en el tipo de producto.
Cambio en el diseño o tipo de artículo para adaptarlo a una zona o mercado en particular.
Política de mercado. Expansión en cuanto a:
Territorio.
Producto.
Restricción o ampliación de la oferta.
Política de publicidad. Por diferentes canales y escalas:
Cine, radio, televisión, periódicos, revistas especializadas, etc.
Escala nacional, regional o local.
Política de precio.

MÉTODOS PARA PRONOSTICAR
Por Votación de los ejecutivos de la entidad
 
Consiste en una votación formal por parte del cuerpo directivo de la entidad, basada en ideas y opiniones acerca de las posibilidades de ventas para un período futuro.
  Se caracteriza por la sencillez de su aplicación y por lo práctico del mismo, partiendo de las cifras reales del período contable inmediato anterior, se le adiciona o sustraen los cambios que a juicio de los ejecutivos de la entidad, organizados formal o informalmente como Comité de Presupuestos, consideren que afectan la cifra a pronosticar; sin embargo, a pesar del cuidado y diligencia con que se aplique, resulta un método empírico y basado en experiencias pasadas internas no apoyado en bases técnicas.
Normalmente es aplicado en entidades de poca magnitud en donde frecuentemente es el único método disponible para la formulación de sus pronósticos.
Ofrece como ventajas una aplicación fácil que resuma experiencias y puntos de vistas especializados y diferentes que pueden ser acertados, además que no requiere de estadísticas e informes especiales y complicados; pero a cambio de ello puede carecer de veracidad, es necesaria la inversión de tiempo de ejecutivos y no fija en forma precisa la responsabilidad sobre el pronostico de ventas.
Análisis Estadísticos
Consiste en el estudio estadístico sobre tendencias de las ventas de la entidad, considerada aisladamente o relacionándola con la tendencia general de los negocios o con ciertos factores externos, cuya influencia sobre la misma sea importante.

  Suponiendo que el pronóstico de ventas se formulará considerando sólo la tendencia de las mismas en los últimos cinco años, se tendría:
Considerando como año base 1992, el análisis de la tendencia de las ventas demuestra que las mismas han tenido un incremento anual promedio de 25%; para la formulación del pronóstico de ventas del año al 31 de diciembre de 1997 se tomaría como base la cifra de 1996, aumentada en un 25%.
La segunda posibilidad de este método consistiría en determinar, a través de estudios y análisis, cómo se integra ese 25% de aumento anual promedio. El objetivo de conocer el detalle y las razones de los cambios ocurridos en el último período contable, sería pronosticar las ventas en forma adecuada, dado que con esto se tendría mejores elementos para tomar una decisión.

La tercera variante representa un procedimiento estadístico más simple e involucraría esencialmente dos pasos:
 
El primero se refiere a analizar las ventas de períodos contables anteriores, con el propósito de determinar si las ventas mensuales de cada producto siguen un modelo o patrón definido en relación a las anuales; si tal modelo existe y puede determinarse.

El segundo paso se refiere a obtener la relación entre las ventas reales del mes modelo y el porcentaje que, dentro de un total de ventas anuales de períodos contables inmediatos anteriores, representa dicha cifra.
Método de Semipromedios
 
Es muy simple aun cuando no muy adecuado; consiste en dividir en dos partes iguales al período en estudio y determinar un año non que constituya la mitad de la serie, los promedios son computados dividiendo el total de las ventas de cada una de las dos series, entre la cantidad de los años a que las mismas se refiere, y plasmar esos semipromedios en una gráfica de coordenadas, trazando una línea para unirlas y que estaría señalando la tendencia de las ventas de la entidad.

Método de Semipromedios

  La selección del período o cantidad de años tiene una influencia directa en la tendencia o inclinación de la línea; si en la primera parte del período seleccionado prevaleció una depresión y la segunda se caracterizó por prosperidad, la tendencia de la línea será demasiado empinada y no sería representativa o, si por el contrario, durante el primer lapso ocurrió un ciclo de prosperidad y uno de depresión durante el segundo, la línea sería depresiva

Método de Promedio Movible
 
El efecto directo e importante de este método es que las fluctuaciones cíclicas quedan promediadas y se elimina la influencia de fluctuaciones irregulares, que normalmente son más cortas que las cíclicas; en la práctica es difícil seleccionar un periodo que satisfaga estas consideraciones teóricas, porque los ciclos sucesivos de una entidad varían considerablemente en su duración.

Método de Promedio Movible

  Los pasos a desarrollar dentro de los lineamientos de este método, incluyen básicamente:
Listar las ventas de un período considerado como representativo.
Fijar un lapso de años como medida movible.
Determinar el promedio de ventas en cada uno de esos períodos movibles, eliminando progresivamente el año más antiguo y agregando el más reciente.

Método de Regresión
También es denominado como de análisis correlativos y se desarrolla con base en la formula de la línea recta; el uso de esta ecuación se utiliza normalmente para describir una tendencia a largo plazo y su aplicación en el análisis correlativo es similar. En el análisis de tendencia la ecuación expresa la propensión de los cambios en una serie de datos por cada año que pasa; en el análisis correlativo la ecuación denota la tendencia de los cambios a ocurrir en una serie de datos en relación a un cambio dado en otra serie de datos.

 
La formula de la línea resta es Y = a + bX, en donde:
 
X = variable relativa.
a = valor de Y cuando X vale cero; es a la vez una constante y la determinante de la altura de la línea recta sobre el eje de las equis.
b = cantidad promedio de cambio en Y, lo cual ocurre con cada unidad de modificación en X; indica la pendiente o declive de la línea recta.

Dándoles significado en la determinación del pronóstico de ventas, se tendría: Yp = pronóstico de ventas.
n = cantidad de componentes.
X = ingreso per cápita.
Y = ventas reales.
Y = b1X + b0
 
Las formulas cortas para el calculo de los valores de b1 y b0; que se utilizan en el análisis de tendencias, ósea el método de mínimos cuadrados no son aplicables en el análisis correlativo, debido a que no puede asumirse que el valor de las ventas (Y) en el origen (cuando X=0), es el significado o valor promedio de las ventas; sin embargo, esas fórmulas cortas de b1 y b0; son razonablemente correctas en comparación con las que se presentan a continuación y que pueden parecer complicadas.
 
MÉTODOS DE PRESUPUESTAR
 Estimaciones Directas de Agentes y Vendedores:
 
Según los lineamientos de este método, los vendedores deben ser instruidos para formular analíticamente su estimación de ventas en unidades, por cliente, zona (geográfica), distrito (agente), líneas de producto y periodo.
 
Se caracteriza por ser un método formal cuya guía son datos analíticos del pasado y cuya base son los compromisos cliente – entidad, siendo de la misma naturaleza los presupuestos parciales a que se llegan, los cueles deben concentrarse para obtener el sumario de ventas

Método Económico – Administrativo:
 
Fue desarrollado por los autores W. Reutenstruch y R Villers, con base en una fórmula que, partiendo de las ventas por medio de factores específicos de ajustes y de influencia desde los puntos de vista económico y administrativo.
 
Las mas complicado en la aplicación de ese método reside en allegarse, ordenar y valuar la información interna y externa requerida, básicamente los datos económicos. Normalmente su fuente de datos son cifras globales del período contable en curso o el inmediato anterior y, se llega a cifras de la misma naturaleza; es necesario analizar básicamente por producto, período, zona y distrito.

Método Económico – Administrativo
  Teóricamente es aplicable a cualquier tipo de entidad; sin embargo, podría resultar costoso para entidades medianas y pequeñas; su ventaja fundamentalmente es competitividad, siendo uno de los más técnicos y reflejándose esto en mayor exactitud. La formula por medio de la cual se le da efecto a este método, es:

Pv = [ ( Vp ± F ) E ] A

Pv = Presupuesto de Ventas.
Vp = Ventas del período contable en curso o del inmediatamente anterior = período base.
F = Factores Específicos.
E = Fuerza Económicas Generales.
A = Influencia de la Administración.

FACTORES ESPECÍFICOS:
De ajuste.
Favorables.
Desfavorables.

De cambio.
Del producto o de la forma de manufacturarlo.
Del mercado.
En los métodos de ventas.

III. Corrientes de Crecimiento.
 
El objetivo de determinar este tipo de factores es, básicamente, ajustar las ventas del período contable inmediato anterior para dejarlas libre de desviaciones, en otras palabras, ajustarlas a condiciones normales de operación.