Manual de procesos y procedimientos

QUE ES UN PROCESO?
Un conjunto de acciones integradas y dirigidas hacia un fin.
Una acción continua u operación o serie de cambios o tareas que ocurren de manera definida.
La acción y el efecto de continuar de avanzar, en especial del tiempo.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
INTRODUCION
A pesar de la importancia de la salud financiera de una empresa,
también se le debe reconocer la gran importancia que tiene en la
organización de una empresa tener al día una serie de documentos
que enmarcan las actividades diarias de la compañía en sus procesos
productivos.

El presente documento incluye una breve explicación de la aplicación
de los diferentes manuales, documentos y formatos requeridos para la
organización adecuada de una empresa, lo cual puede representar
una base para la preparación de algunos de ellos.

FUNCIONES DEL MANUAL

Un manual de funciones es un documento que se prepara en una empresa con el fin de delimitar las responsabilidades y las funciones de los empleados de una compañía. El objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las actividades de una empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización. De esta manera, se evitan funciones y responsabilidades compartidas que no solo redunda en pérdidas de tiempo sino también en la dilución de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa, o peor aun de una misma sección.

MANUAL DE FUNCIONES

Descripción básica del cargo :
El formato se encabeza describiendo el nombre del cargo, dependencia a la que pertenece y el cargo de su jefe inmediato.
Objetivo estratégico del cargo:
Este ítem se refiere al la actividad genérica que define el grupo de funciones, actividades y responsabilidades por lo cual se hace necesario la existencia de dicho cargo en la estructura de la empresa.  
En este punto se debe recalcar que la definición del objetivo debe ser concreta y que globalice en pocas palabras el grupo de funciones y responsabilidades del cargo.
Funciones básicas :
En este numeral se deben incluir brevemente cada una de las funciones y responsabilidades básicas que describa adecuadamente los límites y la esencia del cargo.

Personal relacionado con el cargo:
En este ítem se parte de la ubicación del cargo dentro del organigrama de la empresa para determinar con que empleados o secciones debe interactuar para dar cumplimiento a sus funciones y responsabilidades asignadas.
Perfil del Cargo:
En este punto de la descripción del cargo, se refiere a cual sería el perfil óptimo o ideal del funcionario que debe ocupar un cargo.

ESTRUCTURA ORGANICA DE LA EMPRESA

En este numeral se debe presentar el organigrama real de la empresa y con sus diferentes cargos.
Este documento debe ser de conocimiento general de todos los empleados de la empresa. Su cabal conocimiento permite que cualquier funcionario tenga con claridad con quien o con quienes debe contactarse para lograr los objetivos de su cargo.

MANUAL DE NORMAS ADMINISTRATIVAS


El manual de normas administrativas corresponde a un documento donde se especifican una serie de normas y procedimientos relacionados básicamente con las novedades del personal tanto en lo relacionado con nómina, bonificaciones, incentivos de índole interno y extralegal, vacaciones, permisos, etc.
En el caso del manual de normas administrativas y para la redacción del reglamento laboral, también se debe seleccionar un grupo de trabajo con los jefes de área, los jefes de sección y de departamentos, preferiblemente con un grupo de asesores expertos en el tema.


CONTRATACION DEL PERSONAL

se detallan los procedimientos que se deben seguir en cada uno de los aspectos (selección, contratación y la evaluación del personal). Este documento describe los procedimientos, los formatos con su respectiva descripción para el diligenciamiento, nombramiento del personal a cargo de cada proceso y la sección de la empresa a cargo de mantener estos procesos acordes al desarrollo de la empresa.

REGLAMENTO LABORAL
Este documento también se conoce como “el reglamento interno de trabajo” y el cual reúne un grupo de normas que de una u otra manera delimita la normal convivencia laboral dentro de la empresa.

DEFINICION DE LA ESTRUCTURA ORGANICA DE LA EMPRESA…

Para empezar se debe definir una estructura orgánica de la empresa para tener una adecuada visión de las necesidades de la empresa. Esta estructura inicial debe permitir reunir todas las actividades que debe ejecutar la empresa bajo los diferentes grupos de trabajo, secciones o departamentos. Es importante que cada grupo de trabajo se pueda enmarcar con metas, objetivos específicos y procesos.

CONCLUSION
Es bueno recalcar sobre la importancia de manejar unos adecuados procesos, formatos y normas en una empresa, ya que esto le permite a la compañía darle a los empleados una autonomía acorde con el cargo y sus responsabilidades. Esto se debe acompañar  con un adecuado sistema de control de gestión para detectar y corregir a tiempo los problemas internos que se puedan ir presentando. Además, si estos procesos son adecuadamente implementados, siempre se podrá seguir planeando y ejecutando proyectos sin los disturbios de pequeños problemas que pueden ser corregidos sin que tengan que llegar a los altos niveles de la compañía para darles oportuna solución.